En appui du cadre pédagogique, vous réalisez le suivi administratif, logistique et la mise en œuvre des formations au sein de la faculté. 

Plus spécifiquement, vous avez pour principales missions :

Gestion administrative :

• Reporting concernant les événements et les productions de recherche par exemple en vue de contrôles externes (HCERES)
• Collecte d’informations concernant les enseignants-chercheurs et diffusion/valorisation
• Collecte des données pour la production des documents du service
• Classement des documents et archives en lien avec les collègues du service
• Suivi et gestion de l’adresse courriel du service
• Gestion de l’agenda du service/du Vice-Recteur
• Gestion des fournitures, demandes d’intervention, suivi du matériel du VRR
• Réservation des salles (réunions, événements, cours)
• Saisie de données dans Aurion, Excel

Gestion événementielle :

• Organisation des événements liés à la recherche en lien avec les autres services de l’ICP de façon transverse (exp. Réservation de salles, hébergement, restauration, saisie des demandes d’intervention dans le cadre de l’organisation logistique des évènements scientifiques).
• Suivi avec le service de Communication : constitution des documents de communication des évènements, préparation des mailings de diffusion en vue de la valorisation de la recherche
• Présence physique lors des évènements et accueil des intervenants externes et participants (présence ponctuelle le soir)
• Tenue de la liste des évènements ICP, comme base de diffusion et de valorisation

Gestion pédagogique (Concernant les DU rattachés aux chaires, tels que DU Entreprises et Bien Commun, DU Droit de l'IA...) : 

• Accueil, conseil et gestion des demandes avec les intervenants et les étudiants
• Actions de communication
• Inscription des étudiants sur Aurion, suivi des inscriptions
• Programmation et organisation des modules & cours
• Création des examens et évaluations
• Intégration des notes
• Création des bulletins et des diplômes et organisation des cérémonies de remises
• Suivi des dossiers des intervenants externes
• Process pour les intervenants externes

Vous justifiez d’une expérience similaire dans le domaine de l’assistanat d’au moins deux ans qui vous a permis d’acquérir des connaissances administratives, et de préférence au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Disponible et à l’écoute, vous manifestez un intérêt particulier pour l’enseignement supérieur de la recherche/l’innovation et ses outils collaboratifs (portail espace numérique de travail des étudiants - appli à distance), ainsi que la gestion de la scolarité (ex : AURION). 

Une aisance PACK OFFICE est indispensable.

Aimant travailler en équipe, vous faites preuve d’organisation, de rigueur et d’autonomie. Vous n’hésitez pas à prendre des initiatives.