Assurer l’assistanat du Doyen de la Faculté des Lettres

Rattaché au Doyen de la Faculté des Lettres, vous avez pour principale mission d’assurer
l’assistanat de direction du décanat.

Plus spécifiquement, vous avez pour principales missions :

•  Assurer la gestion logistique des déplacements de la Doyenne et de l’équipe (réservation des billets de train, des hôtels...)
•  Assurer la gestion de l’agenda de la Doyenne (rendez-vous individuels, conseils de facultés et décanaux, des Directeurs de Masters et du CED, des responsables de cursus…)
•  Réserver des salles et éventuellement des pauses restauration pour toutes les réunions facultaires
• Envoyer des mails d’invitation avec ordre du jour des réunions, suivi des réponses (via outlook et aussi via Aurion)
•  Rédiger les comptes-rendus de réunions et envoi après validation du Doyen
•  Mettre en forme des documents (comptes-rendus des réunions de la Doyenne, envoi des cartes-voeux)
• Assurer la gestion de la documentation et des dossiers (classement, archivage, mise à
• disposition), traiter le courrier et les mails
• Préparer des dossiers sur des sujets en lien avec l’activité de la faculté.
• Effectuer du reporting sur les demandes de bourse : recensement des demandes, vérification de la complétude des dossiers
• Effectuer l’accueil des invités de la Doyenne (prise de rendez-vous, transmission des informations)
•  Assurer une circulation fluide des informations dans le service et auprès des organismes internes
•  Mettre à jour de l'annuaire et organigramme de la FDL
• Traiter la boîte email doyenfdl@icp.fr
• Vérifier l’ensemble des documents mis à la signature de la Doyenne (notamment,attestations de réussite, dossiers de transfert, etc…).

Assurer la coordination administrative des évènements facultaires :

• Organiser les jurys, portes ouvertes, journées d’études, colloques, conférences, remise des diplômes, semaine de pré-rentrée, autres évènements facultaires. Réserver des salles, envoyer les invitations, échanger avec la Direction de la communication pour communiquer sur les évènements, commander la restauration, traiter les demandes de remboursement de frais de déplacement d’invités, etc…

Poste en CDD à temps complet pour une durée de 6 mois

Issu au minimum d’un BTS secrétariat ou assistanat de direction, vous justifiez d’une expérience d’au moins deux ans dans ce
type de poste.
La connaissance préalable du milieu universitaire sera fortement appréciée.
Très à l’aise avec l’outil informatique, vous maîtrisez Excel, Word, Outlook, Teams internet, et
vous êtes à l’aise pour vous former rapidement sur de nouveaux outils.
Rigoureux et doté d’un bon sens de l’organisation, vous êtes en mesure de traiter d’importantes charges de travail sans perdre votre sang froid et de travailler en toute confidentialité.

Savoir-être et savoir-faire :

Faire preuve d’excellentes qualités relationnelle

Savoir être ferme mais diplomate

Savoir travailler en autonomie et en équipe selon les activités

Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l’institution et un intérêt pour l’enseignement supérieur

 Posséder une bonne autonomie de gestion 

Savoir hiérarchiser l’importance et le caractère d’urgence des différentes tâches 

Avoir le sens de l’organisation Savoir respecter les échéances 

Posséder une bonne expression orale et écrite 

Être capable de s’adapter et d’être polyvalent 

Être disponible dans les périodes de pointe (rentrée, examens, jurys notamment)