L’Institut Catholique de Paris (ICP), fondé en 1875, fait partie des établissements d’enseignement supérieur privés d’intérêt général (EESPIG).Lieu d’ouverture et de connaissance, l’Institut Catholique de Paris dispense des formations d’excellence pluridisciplinaire à des étudiants venus du monde entier. Ce sont ainsi chaque année plus de 10.000 étudiants qui s’inscrivent parmi les 6 Facultés et les 6 Instituts de l’ICP.

Finalité du poste et contexte de mise en place

Assurer la gestion administrative, le pilotage opérationnel et l’optimisation des processus liés aux stages des étudiants, tout en développant et animant le réseau des alumni afin de renforcer l’employabilité, la notoriété et les partenariats de l’établissement.

Ce poste est lié au projet de développement d’un réseau alumni, dans le cadre d’universitas 2030.

Le poste est notamment conçu comme un point pivot entre la Direction de la Communication, avec la chargée de mission alumni et la chargée de communication de la Faculté des Lettres, les responsables de formation de la Faculté Et la Chargée des relations école-entreprises de la Direction de la formation professionnelle et des relations entreprises.

Missions principales

1. Pilotage de l’administration des stages

• Superviser l’ensemble du processus stages (de la préparation à l’évaluation)
• Garantir la conformité réglementaire des conventions de stage
• Mettre en place et améliorer les procédures administratives
• Assurer le suivi des indicateurs (taux de placement, satisfaction, typologie des missions, etc.)
• Coordonner les campagnes de stages avec les équipes pédagogiques

Activités associées :

• Validation et gestion des conventions de stage
• Suivi des signatures (étudiants, entreprises, établissement)
• Gestion des bases de données stages ERP, plateformes dédiées)
• Veille juridique sur la réglementation des stages
• Gestion des situations complexes (questions, ruptures, litiges, non-conformité)

2. Développement des relations entreprises (en lien avec les stages)

• Participer à la prospection et fidélisation des entreprises partenaires en lien avec la Chargée des relations école-entreprises de la Direction de la formation professionnelle et des relations entreprises
• Soutenir la mise en relation étudiants / entreprises
• Contribuer à l’organisation d’événements (forums stages, job dating) en lien avec le Service d’orientation et d’insertion professionnelle

3. Animation et développement du réseau alumni

En collaboration avec la chargée de mission alumni :

• Aider à l’enrichissement et à la fiabilisation de la base de données des diplômés.
• Développer l’engagement des anciens étudiants

Activités associées :

• Organisation d’événements alumni(rencontres, conférences, networking)
• Animation des groupes formations de la Faculté sur la plate-forme alumni de l’ICP (modération, publication de contenus, emailings, etc…)
• Mise en place du programme de mentorat conçu dans le cadre de la politique alumni de l’ICP dans les formations de la Faculté.
• Développement de partenariats alumni / étudiants (offres de stages, interventions)
• Recherches dans les archives de la Faculté pour identifier les alumni.

4. Communication et valorisation

• Promouvoir les dispositifs stages et alumni en interne et externe
• Collaborer avec les équipes communication

5. Suivi et reporting

• Élaborer des tableaux de bord et indicateurs de performance
• Produire des bilans d’activité (stages et alumni)
• Proposer des axes d’amélioration continue

Profil recherché 

• Formation supérieure (Bac+3 à Bac+5) en gestion, administration ou RH
• Expérience significative en gestion administrative dans l’enseignement supérieur ou environnement similaire
• Une expérience en animation de réseau (alumni, partenaires, etc.) est fortement appréciée

Compétences techniques

• Maîtrise des processus administratifs et réglementaires des stages
• Gestion de bases de données et outils CRM/ERP
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur
• Gestion de projet
• Analyse de données et reporting

Compétences comportementales

• Organisation et rigueur
• Aisance relationnelle et sens du service
• Capacité à travailler en transversal
• Proactivité et force de proposition